Les différentes solutions pour établir vos devis ou factures

Lorsque vous êtes indépendant, commerçant, artisan ou encore professionnel libéral vous êtes amenés à faire des factures de vente ainsi que des devis. Très rapidement, vous allez devoir vous procurer un outil afin de réaliser votre comptabilité. Cette recherche peut s’avérer complexe, car beaucoup d’outils sont créés dans le but de vous aider à réaliser votre suivi.

Dans un premier temps, nous allons retrouver l’utilisation des logiciels de facturation, vous le savez bien, gérer toute la facturation et son suivi dans le temps est particulièrement complexe et chronophage. C’est pour cela que le logiciel est un atout majeur pour la gestion comptable et financière de votre entreprise. Il propose des services divers et variés, comme la signature électronique, un pilotage et un suivi agréable grâce au tableau de bord, la transformation de vos devis en facture en un clic, ainsi que pleins d’autres services… Il reste néanmoins beaucoup de logiciel existant et vous ne savez pas laquelle choisir, c’est pourquoi il est conseillé de s’interroger sur vos besoins avant de vous lancer dans une étude des solutions existantes.

Vous êtes une PME, il est donc conseillé d’utiliser une solution simple d’utilisation, qui va se concentrer sur les fonctionnalités qui vous permettront de vous assister dans la facturation : édition de devis, gestion du fichier client, qui inclue toutes les mentions légales et qui vous permet de suivre et relancer vos impayés.

Vous êtes une TPE, concentrez-vous sur les solutions qui vous permettrons d’effectuer le suivi de vos paiements ainsi que votre situation financière. Ce qui vous permettra également de suivre vos impayés et d’être alerté des éventuels retards.

Vous être autoentrepreneur, votre logiciel devra avant tout simplifier vos démarches administratives quotidiennes. Privilégiez les interfaces simples et intuitives proposant des tableaux de bord faciles d’accès pour ne pas perdre de temps.

Dans un second temps, nous allons retrouver l’utilisation de Word et d’Excel. Une grande majorité des nouvelles entreprises préfèrent l’utilisation d’Excel, qui semble au premier abord plus adapté pour des raisons économiques, ou de simplicité. Cependant, pour utiliser cet outil, il est important de connaître le fonctionnement, les formules et autres fonctionnalités qui vous permettrons d’être le plus efficace possible dans votre exercice comptable. Sans ces connaissances, vous pourrez observer une perte de temps considérable.

Cette solution comporte des risques pour votre entreprise aussi bien à court terme qu’à moyen ou long terme.

Les pièges à éviter si vous utilisez Word/Excel

Vos devis et vos factures sont au cœur de votre relation commerciale, le contenu doit donc être clair et précis et refléter votre professionnalisme. Excel vous permettra d’effectuer cela, toutefois son utilisation implique de faire preuve de rigueur et d’organisation afin de faire le moins d’erreur possible. Lorsque votre activité va se développer, que vous allez commencer a accumulé les fichiers, les erreurs deviennent presque inévitables. Voici les erreurs les plus fréquentes que vous pouvez retrouver :

L’oubli de changer la numérotation de votre devis ou votre facture,

Le mauvais calcul de votre taux de TVA,

L’oubli de convertir votre document avant l’envoi, le client se retrouve alors avec un fichier Excel,

L’oubli d’enregistrement, vous devez malheureusement recommencer le travail que vous venez de fournir,

Les erreurs de calcul, d’adresse, de nom, de mentions légales.

Afin d’éviter ce genre d’erreur, prenez le temps de faire une mise en page soignée, de vérifier les informations importantes, la TVA, les calculs, la police, etc. Prenez également l’habitude d’utiliser le même format de facture avec certaines de vos informations déjà pré-rempli. Cela vous permettra de gagner du temps sur d’autres détails plus importants. Il est donc primordial de se relire ainsi vos factures, et votre relation client s’en porteront d’autant mieux !

Source image à la une : devis-facture.com